Il fax tradizionale è il passato, ora spazio ai fax virtuali

 Partiamo da un concetto basilare e sotto gli occhi di tutti, il modo di concepire la nostra vita, soprattutto per chi ha un po’ più di anni, è totalmente cambiato. La rivoluzione digitale ha di fatto messo in discussione tantissime abitudini che eravamo riusciti ad assimilare nel corso degli anni. Prendiamo, ad esempio, quella di inviare dei documenti attraverso il fax. Certo, sarà un’operazione che le persone comuni faranno pochissime volte, ma ci sono ancora moltissime aziende che prediligono l’utilizzo del fax per via della sua affidabilità. Una buona motivazione, ma è indubbio che il fax tradizionale non possa più essere utilizzato come un tempo, sia per costi di mantenimento (apparecchio e costo linea telefonica) che per un semplice questione di restare al passo con le dinamiche digitali. Ci siamo accorti che un problema piuttosto comune è quello di aver disinstallato la classica linea telefonica per affidarsi ad una linea VoiP. Situazione piuttosto comune ma di difficile attuazione per l’installazione di un fax di ultima generazione. Quello che faremo da questo punto è proprio quello di andare ad individuare alcune soluzioni per chi si trova in questa situazione difficoltosa e cerca una via d’uscita.  

Partiamo dal concetto base: il VoIP è quel servizio che si affianca ai tradizionali sistemi di telefonia per offrire importanti funzioni di comunicazione alternativa. Scegliendo sistemi di voice-mail edunifiedmessaging sarà quindi possibile avere in un unico apparecchio molte funzioni. Telefonate, mail e segreteria telefonica saranno configurate, gestite ed archiviate direttamente dal web in maniera semplice. Diverso è il discorso se si ha intenzione di inviare e ricevere fax con una linea VoiP. Occorre precisare che, mentre per tutti i fax in uscita da una linea VoIP non vi siano mai problemi di ricezione sulle linee tradizionali, talvolta può capitare di avere difficoltà a ricevere i fax utilizzando una linea VoIP.Come risolvere questo problema? La soluzione arriva sempre da internet in quanto il fax si è evoluto in e-fax, fax elettronico o online, un servizio che sta iniziando ad avere un buon seguito anche in Italia grazie alla sua comodità ed ai costi enormemente ridotti rispetto al fax tradizionale.  

Come funzionano i fax online  

Innanzitutto bisogna tener presente che al momento dell’iscrizione a siti che offrono questo tipo di servizi, tra i più conosciuti troviamo eFax (da cui abbiamo preso spunto per fare questa guida), il sistema assegnaun numero geografico personale preceduto da un prefisso nazionale, dal quale, fattivamente, sarà possibile inoltrare e ricevere fax. Per inviare un fax sarà sufficiente accedere alla propria casella di posta elettronica e predisporre una e-mail inserendo nel campo del destinatario il numero di fax a cui desiderate inviare il fax. I documentidovranno essere allegati alla e-mail e possono in molteplici formati (DOC, PDF, JPG, JPEG, ecc.). Per chi utilizza spesso Microsoft Word per creare i propri documenti che dovranno essere in seguito faxati una soluzione interessante la propone eFax che permette di scaricare un add-on soluzione molto pratica per l’invio di fax che   Direttamente da Microsoft Word: per chi volesse spedire un documento appena compilato, senza prima salvarlo e successivamente sfruttarlo con soluzioni non immediate, è possibile scaricare un add-on per Microsoft che consente di aprire una finestra di eFax all'interno del documento Word e di inviare direttamente al destinatario il documento in forma di fax. Scaricando il sender di eFax (per Windows o Mac): se si preferisce sfruttare le funzionalità messe a disposizione dal servizio direttamente dal desktop, si può quindi scaricare il software apposito per rendere più veloce e conveniente in determinati casi la gestione dell'account on-line in maniera “all-in-one”, senza dover aprire il browser web.    

Ma il fax online ha anche altri vantaggi in quanto è possibile utilizzare direttamente il sito del servizio prescelto ed utilizzare il message center sia per inviare che per visualizzare i fax ricevuti. Infine, non dimentichiamo che ci sono anche applicazioni che si possono scaricare su dispositivi mobile Android e iOS, che possono ritornare utili soprattutto ai professionisti che lavorano spesso fuori sede e che hanno la necessità di inviare i propri documenti con una certa urgenza.  

Altre soluzioni per fax su linea VoIP

Una soluzione diversa dal fax online e definita altamente tecnologica per permettere di ricevere ed inviare il segnale analogico contenuto in un fax consiste nell'utilizzo diretto del fax nell'environment VoIP. Tramite il Codec G711 ed una linea ADSL con perdita di dati molto bassa è possibile eliminare molti dei problemi legati soprattutto alla ricezione dei fax. Riducendo la velocità dell'apparecchio fino ad un massimo di 7200 baud si ottiene un ulteriore miglioramento nella ricezione. Anche l'utilizzo del protocollo T.38, studiato e realizzato appositamente per consentire l'invio e la ricezione di fax dal computer, offre una valida alternativa purché si disponga di un fax in grado di supportare tale protocollo e di un gateway che consenta di trasformare il segnale T.38 in segnale VoIP. In questo caso sarà sufficiente collegare il gateway T.38 alla rete VoIP e successivamente collegare il fax al gateway per inviare e ricevere fax direttamente dal proprio computer.

Potrete dire addio ad intere risme di carta senza dover per questo rinunciare ad avere sempre sottomano i vostri documenti più importanti, ordinatamente archiviati e disponibili in ogni momento per la consultazione on line ed una eventuale stampa. Potrete inviare e ricevere comodamente i vostri fax tramite una rete Voice Over IP, un gateway T.38 oppure attraverso il fax online, soluzione più semplice e più pratica tra quelle proposte.